Training Needs Analysis
Naukrihub. (2008). Training Needs Analysis. Retrieved October 11, 2008. from http://traininganddevelopment.naukrihub.com/ training-need-analysis.html
Keywords : Training Needs Analysis
สรุปสาระสำคัญ
การวิเคราะห์ความจำเป็นในการฝึกอบรม เป็นปัจจัยพื้นฐานที่ต้องการในการฝึกอบรมให้มีประสิทธิภาพ หาว่าอะไรช่องว่างระหว่างความต้องการที่ทำให้เกิดการดำเนินงานที่มีประสิทธิภาพ กับ สมรรถภาพที่เป็นอยู่ในปัจจุบัน เพื่อตัดสินใจว่าสิ่งไหนจำเป็นหรือไม่ สามารถวางแผนในเรื่องค่าใช้จ่ายภายในองค์กร, ขอบเขตที่ต้องการฝึกอบรม และเน้นไปถึงโอกาสที่การฝึกอบรมที่อาจจะจำเป็นแต่เป็นความจำเป็นที่หลากหลายวิธี
ความจำเป็นในการฝึกอบรมมีด้วยกัน 3 ขั้นตอนด้วยกันคือ 1) ส่วนขององค์กร เน้นในเรื่องการการวางแผนกลยุทธ์ ความจำเป็นของธุรกิจ และเป้าหมาย ซึ่งเริ่มจากการประเมินสภาพแวดล้อมภายในองค์กร เช่น กระบวนการ โครงสร้าง กฎระเบียบ จุดแข็ง และ จุดอ่อน รวมทั้ง สภาพแวดล้อมภายนอกด้วย เช่น โอกาส และ ภัยคุกคามต่าง ๆ ด้วย 2) ในแต่ละหน่วยงาน เน้นในแต่ละส่วนและ ทุก ๆ ฝ่ายในองค์กร ตรวจสอบว่าพนักงานกำลังดำเนินงานในระดับที่ต้องการ หรือ สมรรถภาพนั้นต่ำกว่าความคาดหวัง ผลที่ออกมาเป็นผลบวก นั้นแสดงว่าเป็นสิ่งจำเป็นที่ต้องฝึกอบรมขึ้น ซึ่งสามารถที่จะเชื่อมโยงต่อความจำเป็นในแต่ละส่วนได้ อาทิเช่น ทบทวนการประเมินงานและ ผลการดำเนินงาน, สังเกต การประเมินงาน, การประเมินความสามารถ, การประเมินผู้ใต้บังคับบัญชา, ผลย้อนกลับของลูกค้าประจำ และการประเมินผลตนเอง หรือ การตรวจสอบตนเอง 3) ในส่วนการปฏิบัติงาน เน้นไปที่การทำงานที่ได้มอบหมายให้พนักงาน วิเคราะห์งานรวมถึงข้อมูลในงานว่าพนักงานเข้าใจในเนื้องานอย่างละเอียดหรือไม่ วิเคราะห์จากข้อมูลต่าง ๆ เช่น การสัมภาษณ์ในด้านเทคนิค การสังเกต การทดสอบด้านร่างกาย แบบสอบถามที่เป็นคำถามปิดรวมทั้งคำถามแบบเปิดด้วย ฯลฯ
วิเคราะห์วิจารณ์
หลายองค์กรมักจะประสบปัญหาในการจัดฝึกอบรมพนักงาน เนื่องจากในการจัดการฝึกอบรมในทุก ๆ ปีนั้น ไม่ได้ผล เสียเวลาการทำงาน เงินทอง และไม่สามารถแก้ปัญหาขององค์กรได้ ปรากฏการณ์ต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นในองค์กรยังคงเห็นได้อย่างชัดเจน เช่น ผลผลิตตกต่ำ, การละเลยไม่ปฏิบัติตามคำสั่ง, เกิดอุบัติเหตุในที่ทำงานบ่อย, มีการลากิจ ลาป่วย มาสาย ขาดงานบ่อย, อัตราการร้องทุกข์จากลูกค้า และพนักงานเอง รวมทั้งต้นทุนการผลิตสูงขึ้น สิ่งต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นเป็นปัญหาที่ต้องการการแก้ไข จำเป็นที่จะต้องจัดการฝึกอบรมพนักงานในทุกระดับในองค์กรให้ปัญหาต่าง ๆ บรรเทาลง แต่การวิเคราะห์ความจำเป็นในการฝึกอบรมนั้น จำเป็นต้องมีกระบวนการ มีแนวทางที่ถูกต้องที่จะช่วยให้การจัดการฝึกอบรมประสบความสำเร็จ (อัญธิกา ปุนริบูรณ์, 2551) กระบวนการในการวิเคราะห์ความจำเป็นในการฝึกอบรมนั้น ตั้งอยู่บนพื้นฐานของเทคนิคการรวบรวมข้อมูลและการดำเนินการที่มีขั้นตอน ซึ่งสิ่งที่จะพบในขั้นตอนหนึ่ง ๆ นั้นก็จะมีผลต่อการกำหนดรูปแบบลำดับขั้นของการอบรมในส่วนต่าง ๆ ถัดไป ซึ่งแต่ละสถานการณ์จะประกอบไปด้วยการสังเกต (observing), การตรวจสอบ (probing), การตรวจตราเบื้อต้น (surveillance), การสำรวจ (investigate), การวิเคราะห์ (analysis), การรายงาน (report), และการสรุป (deducing) ที่ต่าง ๆ กันไปตามสถานการณ์ในองค์กรที่เกิดขึ้น การวิเคราะห์ความจำเป็นในการฝึกอบรมนั้นนอกจากมีกระบวนการในการวิเคราะห์แล้ว ต้องทำการพิจารณาองค์ประกอบต่าง ๆ ขององค์กร จากเป้าหมายขององค์กร (corporate goal) ค่านิยมขององค์กร (core value) ปัญหาที่เกิดขึ้น (problems) ความต้องการของตำแหน่งงาน (job requirement) และข้อกำหนดกฎหมายหรือมาตรฐานสากล (law or international standard) ประกอบในการพิจารณาด้วย ซึ่ง ณรงค์วิทย์ แสนทอง (2551) ได้ให้แนวทางการดำเนินการวิเคราะห์หาความจำเป็นในการฝึกอบรมจากแหล่งต่างๆดังต่อไปนี้
แหล่งที่ 1 : กำหนดมาจากข้อกำหนดของตำแหน่งงาน กำหนดหลักสูตรการฝึกอบรมให้สอดคล้องกับ job competencies เนื่องจากแต่ละตำแหน่งงานมีหน้าที่ความรับผิดชอบแตกต่างกัน จึงจำเป็นต้องมีการแปลงความรู้ความสามารถประจำตำแหน่งเป็นหลักสูตรการฝึกอบรมก่อน เพื่อบ่งบอกว่าผู้ดำรงตำแหน่งต้องเข้ารับการฝึกอบรมอะไรบ้าง (training road map) ประเมินความสามารถของผู้ดำรงตำแหน่ง(competency assessment) ทำให้รู้ว่าผู้ดำรงตำแหน่งแต่ละคนจำเป็นหรือไม่จำเป็นต้องเข้ารับการฝึกอบรมหลักสูตรอะไรบ้าง บางคนต้องอบรมทุกหลักสูตร บางคนอาจจะเข้าอบรมเพียงบางหลักสูตร ทั้งนี้ นอกจากนี้ยังทราบว่า ความจำเป็นในการฝึกอบรมรายบุคคลที่แท้จริง จัดทำแผนฝึกอบรมส่วนบุคคล (individual development plan) ซึ่งจะบอกว่าหลักสูตรที่ผู้ดำรงตำแหน่งคนนั้นจำเป็นต้องเข้าอบรมนั้น ควรจะอบรมเมื่อไหร่ จะอบรมแบบไหนอย่างไร รวมถึงกำหนดแนวทางการประเมินติดตามผลการฝึกอบรมไว้อย่างชัดเจน
แหล่งที่ 2 : กำหนดมาจากปัญหาในการทำงานในปีที่ผ่านมา 1) ค้นหาปัญหาว่าในรอบปีที่ผ่านมาองค์กรมีปัญหาอะไรบ้าง เช่น ดูจากประเด็นปัญหาที่เกิดขึ้นในองค์กรที่อยู่ในรายงานการประชุมคณะต่างๆ ใช้วิธีการสำรวจ ใช้การสอบถามหรือสัมภาษณ์ ฯลฯ โดยการสอบถามว่าปัญหาหน่วยงานของท่านมีปัญหาอะไรบ้าง 2) การจัดกลุ่มปัญหา ดำเนินการรวบรวมปัญหาและแบ่งกลุ่มของปัญหาว่ามีกลุ่มไหนบ้าง เช่น กลุ่มปัญหาที่เกี่ยวข้องกับงบประมาณ ปัญหาที่เกี่ยวกับการสื่อสาร ปัญหาที่เกี่ยวกับแผนงาน ปัญหาที่เกี่ยวกับคน ปัญหาที่เกี่ยวกับเครื่องมืออุปกรณ์ ฯลฯ การจัดกลุ่มจะจัดอย่างไรก็ได้ เพราะวัตถุประสงค์คือต้องการให้เห็นปัญหาในภาพรวมง่ายขึ้นเท่านั้น เพราะปัญหาบางเรื่องซ้ำกันหรือใกล้เคียงกัน 3) การวิเคราะห์หาสาเหตุของปัญหา วิเคราะห์หาสาเหตุของปัญหาแต่ละเรื่องว่าน่าจะมีสาเหตุมาจากอะไรบ้าง ปัญหาไหนเกิดขึ้นบ่อยและในปีต่อๆไปก็ยังมีโอกาสเกิดขึ้นอีก จำเป็นต้องนำไปพิจารณาในขั้นตอนต่อไป นำเอาผลการวิเคราะห์ส่งไปให้ผู้บริหารหรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้องเพื่อนำไปใช้เป็นข้อมูลในการบริหารจัดการในด้านต่างๆ เช่น การประชุมเชิงปฏิบัติการเพื่อวางแผนกลยุทธ์ หน่วยงานที่ดูแลระบบมาตรฐานสากล ฯลฯ 4) ประเมินว่าปัญหานั้นๆสามารถแก้ไขและป้องกันได้ด้วยการฝึกอบรมหรือไม่ ถ้าไม่ได้ก็ตัดประเด็นนั้นทิ้งไปเลย ถ้าตอบว่า ได้ให้นำไปดำเนินการในกระบวนการเพื่อการวางแผนการฝึกอบรมต่อไป แต่ถ้าตอบว่า ไม่แน่ใจ ให้ย้อนกลับไปดูที่การวิเคราะห์หาสาเหตุใหม่หรืออาจจะต้องไปศึกษาข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อให้สามารถตอบได้ว่าสาเหตุของปัญหานั้นๆสามารถแก้ได้ด้วยการฝึกอบรมหรือไม่ เพราะถ้ายังตอบได้ไม่ชัดเจน จะทำให้การอบรมไม่ได้ผล
แหล่งที่ 3 : กำหนดจากข้อกำหนดของระบบมาตรฐานสากลหรือกฎหมาย ถือเป็นแหล่งที่มาอีกแหล่งหนึ่งที่จะถูกนำมาใช้ในการวิเคราะห์หาความจำเป็นในการฝึกอบรม
แหล่งที่ 4 : กำหนดจากคณะทำงานด้านต่างๆภายในองค์กร สำหรับข้อมูลในส่วนนี้ในทางปฏิบัติแล้ว หน่วยงานฝึกอบรมคงไม่ต้องไปวิเคราะห์หาความจำเป็นในการฝึกอบรมก็ได้ เพราะคณะทำงานมักจะดำเนินการจนออกมาเป็นแผนการฝึกอบรมเรียบร้อยแล้ว เพียงแต่หน่วยงานฝึกอบรมต้องนำเอาแผนหรือหลักสูตรการฝึกอบรมของคณะทำงานต่างๆมาประกอบกับการจัดทำแผนหลักขององค์กรเท่านั้น
แหล่งที่ 5 : กำหนดมาจากกลยุทธ์ขององค์กร วิเคราะห์หาความจำเป็นจากวิสัยทัศน์ ค่านิยมและกลยุทธ์ขององค์กร โดยการตอบคำถามให้ได้ว่าการที่จะทำให้องค์กรมีค่านิยมตามที่ต้องการ หรือบรรลุวัตถุประสงค์ของกลยุทธ์นั้น การพัฒนาและฝึกอบรมบุคลากรสามารถเข้าไปสนับสนุนได้อย่างไร ซึ่งการวิเคราะห์อาจจะต้องวิเคราะห์จากกลยุทธ์โดยตรง แต่ในบางเรื่องอาจจะต้องวิเคราะห์ผ่านกลยุทธ์ของหน่วยงานต่างๆที่รองรับเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ขององค์กร
ข้อเสนอแนะ
การจัดการฝึกอบรมให้ถูกใจและถูกจุด ควรให้ความสำคัญว่า การวิเคราะห์หาความจำเป็นในการฝึกอบรมมีประสิทธิภาพหรือไม่ สามารถวัดผลได้ชัดเจนหรือไม่ รวมทั้งการจัดการฝึกอบรมนั้นเป็นความจำเป็น หรือ สนองความต้องการมากกว่า การวิเคราะห์หาความจำเป็นในการฝึกอบรม จำเป็นต้องดำเนินการในทุกด้าน เพื่อให้ครอบครุมปัญหาต่าง ๆ ในองค์กร และสามารถนำมาใช้ในการจัดทำแผนการพัฒนาและฝึกอบรมบุคลากรได้ทั้งในระยะสั้น และระยะยาว
บรรณานุกรม
อัญธิกา ปุนริบูรณ์. (2551). การวิเคราะห์ความจำเป็นในการฝึกอบรม. ค้นเมื่อ 14 ตุลาคม 2551, จาก http://www.hu.ac.th/academic/article/HR/Conucting_a_Need_Analysis % 20.html
ณรงค์วิทย์ แสนทอง. (2551). แนวทางการวิเคราะห์หาความจำเป็นในการฝึกอบรม. ค้นเมื่อ 14 ตุลาคม 2551, จาก http://www.lukkidthai.com/News/article03.html
สมัครสมาชิก:
ส่งความคิดเห็น (Atom)
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น